6 novembre, 2007

Le chantier du 21ème siècle GED, DEMATERIALISATION, DOCUMENT, SAUVEGARDE

GED DEMATERIALISATION DOCUMENT SAUVEGARDE

Le chantier du 21ème siècle    GED, DEMATERIALISATION, DOCUMENT, SAUVEGARDE

 Réduire (quasi) à néant la part des données non organisées de l’ensemble informationnel de l’entreprise. A ce jour, les logiciels GED et gestion de contenus ont permis d’organiser jusqu’ à l’archivage, les données structurées et une partie des semi-structurées, mais l’essentiel des données qui gèrent les relations entre les humains, ou parfois même les interférences hommes/machines :
ordres, recommandations, procédures, consignes, ordonnances, mode d’emploi,  etc. 
à travers les courriers, les notes, les messages, télécopies, les pages web, les forums, etc. 
sont au mieux stockées parfois identifiées à un thème central, et ou reliées à un émetteur et à un destinataire. Tout cet ensemble informationnel existant de plus en plus naturellement en format numérique doit être qualifié  plus finement pour être retrouvé au temps opportun et utile par les utilisateurs, ceux pour qui l’existence de ce groupe, cet ensemble  de données, ce document a de l’importance. 

  • LES OBJECTIFS 
    -          éviter les redondances 
    -          fiabiliser l’information par sa disponibilité 
    -          sécuriser les données par un contrôle d’accès qualifié (workflow) 
    -          simplifier la circulation des informations pour une meilleure compréhension 
    -          humaniser les rapports hommes/hommes, hommes/machines 
    -          etc. dont la productivité … 

Des moteurs facilitent les recherches, mais livrent les données sans discernement, il apparaît que le point central de cette Gestion de la Donnée, du Document  est l’homme, son profil, son certificat d’identification lié à sa fonction hiérarchique et ou fonctionnelle, et à son besoin final. Les nouveaux outils devront en tenir compte  pour permettre d’organiser les flux de ces données, des documents,   

en amont dès la conception, 

et en aval pour sécuriser et qualifier leurs circulations. 

En conclusion, il ne suffira pas d’être agile  pour éviter de faire mal à aux résultats mais bien de repenser l’organisation humaine de l’entreprise face à un document de plus en plus intelligent. 

Pour les internautes, prochainement, Twine une application, au service de l’intelligence collective. 

“Twine is a new service that intelligently helps you share, organize and find information with people you trust.” http://www.twine.com 

CAP75 pour gérer autrement vos documents

Lien : http://www.cap75.fr
Vous pouvez nous joindre :
Par mail : services@cap75.fr
Par gsm : 06 10 32 74 25
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20 octobre, 2007

En route pour le document intelligent dans l’entreprise CONSEIL, GED, DEMATERIALISATION

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En route pour le document intelligent dans l’entreprise

Des chercheurs de Palo Alto (PARC) travaillent à un logiciel qui catégorise les informations d’un document, selon leur sensibilité et leurs destinataires. Imaginez que lors de la production d’un document vous puissiez déterminer les informations lisibles en fonction de leur lecteur,
un seul document et plusieurs lectures.

Nous devons dès maintenant, dès la création d’un document, l’organiser pour le rendre intelligent, classer et hiérarchiser les données selon leur sensibilité et bien sûr en fonction des différents types de destinataire. (page, colonne, zone, etc.)
Pour la sécurité et la confidentialité
mais surtout et peut être est-ce la première finalité,

donnez la bonne information, au bon moment, à la bonne personne.

En fonction du profil utilisateur, voir uniquement et traiter les données utiles, quel profit !


Ne VOIR que les informations indispensables dans le processus normal sans pollution de données inutiles et parfois troublantes.

Sans oublier bien sûr que cette approche facilite la sécurisation des documents et leurs archivages.

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1 octobre, 2007

Repenser l’organisation humaine de l’entreprise DOCUMENT GED DEMATERIALISATION

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Repenser l’organisation humaine de l’entreprise

pour que la bonne personne        (dans l’entreprise, ou hors de l’entreprise)

dispose de la bonne information     (l’information nécessaire pour atteindre les objectifs recherchés)

au bon moment.                              (productivité et durée optimale)

Des acteurs, des tâches, des documents, des objectifs !!!

L’entreprise, une organisation complexe doit faire  face avec les NTIC à un afflux d’informations de plus important et souvent mal canalisé.

Or chacun des acteurs, du chef d’entreprise à l’exécutant, pour jouer harmonieusement leurs rôles, a besoin de disposer de l’information utile et nécessaire à la prise de décision ou de son exécution au bon moment.

Un mot clé : la traçabilité active.

Savoir qui doit faire et qui a fait  définissent le mode organisationnelle de  l’ entreprise,

  • de la création d’un document, la diffusion dans et hors de l’entreprise à l’archivage.
    en effet, dès la création d’un document, doivent être définis, les fonctions, les intervenants, les rôles, et les procédures pour valider et diffuser le document             dans et hors de l’entreprise jusqu’à l’archivage.
  • dès son entrée dans l’entreprise, le document, quelque soit son mode d’entrée :  courrier, fax, mèl, sms, message…
    Un circuit de circulation du document doit être proposé, ce circuit de validation         et     de diffusion pouvant  être amendé en temps réel.

Toutes ces définitions étant enregistrées dans un moteur de règles de gestion.
Ce moteur étant suffisamment souple pour s’enrichir au fur et à mesure. et pour alimenter   au fil du temps, l’organisation correspondante au schéma très complet de la structure de l’entreprise.

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1 septembre, 2007

Le document change, l’entreprise aussi !!! Séminaire Paris 18 septembre 2007

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« La vie du document dans l’entreprise »  Séminaire Paris 18 septembre 2007

formulaire d’inscription et programme
Qu’attendons-nous d’un document ?

  1. de la lisibilité
    Quelque soit le support, papier ou autres, que ce soit par nos yeux,
    ou pour les robots, par des moteurs de recherche tel que Google ou Exalead.
  2. de la compréhension
    Assimiler, discerner, traduire, interpréter, reproduire, relayer, enseigner…
    Créer de la connaissance.
  3. de la sociabilité
    Quelque soit le moyen de transmission, de diffusion, la perception des émotions de l’autre
    plus ou moins sensible ou développée avec des influences sur les relations, les comportements, les décisions…

Examinons un document que nous connaissons tous, pour l’avoir rédigé ou pour avoir choisi des collaborateurs,  le CV. Le premier lecteur sera très certainement un robot, qui ignorera et parfois même sera gêné par la présentation, il ne pourra pas comprendre les tableaux, et risque d’abandonner le dossier si par souci de présentation ramassée sur une page A4, les mots clés ont été oubliés.

L’emploi est bien au cœur de l’entreprise aujourd’hui, que ce soit le demandeur ou le recruteur, s’ils ne connaissent  pas les nouvelles règles du document, ils ne pourront pas se rencontrer.

Le document change, l’entreprise le doit aussi !

La gestion de vos documents implique de plus en plus vos sens

  • la vue pour lire, assimiler, interpréter et créer.
  • L’ouïe est de plus en plus  sollicitée pour les formations e-Learning, les alertes, les messages vocaux, etc.
  • Le toucher, qui par la technologie haptique, permet aux utilisateurs de sentir les objets créés en 3D sur l’écran de l’ordinateur comme s’ils étaient de véritables objets matériels. Evaluer la masse d’un objet, en sentir la texture et en modifier la forme et la configuration.

Le document change, l’entreprise le doit aussi !

Gérer autrement vos documents est d’ores et déjà une obligation pour vous.
Si vous ne le faîtes pas maintenant, tranquillement, en choisissant les documents à transformer, vous devrez le faire en même temps que tout le monde dans la précipitation.
Conséquence, un coût supérieur peut-être même hors budget.
Aujourd’hui vous vous devez :
de vous informer, de comparer, de planifier, de budgéter, et d’en organiser la mise en œuvre.
Dans cette approche, CAP75 affilié à Coopaname l’entreprise partagée (230 entrepreneurs) vous invite à son prochain séminaire (gratuit) à Paris.
« La vie du document dans l’entreprise »
La matinée du mardi 18 septembre 2007
17 bis rue Jenner 75013 Paris
Un  programme complet de sensibilisation à l’évolution de la gestion des documents.

Inscrivez-vous en ligne à notre prochain séminaire gratuit le 18 septembre 2007 à Paris.
LA VIE DU DOCUMENT DANS L’ENTREPRISE

formulaire d’inscription et programme

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Le programme

  • Un tour de table pour identifier les participants et cerner leurs besoins
  • Table ronde : les 4 étapes du cycle de vie de la gestion dynamique du document :

1 – Acquisition, élaboration d’un document
enregistrement, classement, indexation
2 – Gestion du document
administration, contrôle d’accès, sécurité, maj.
3 – Diffusion du document
circulation, gestion des flux
4 – Archivage du document
stockage, conservation, confidentialité, protection

  • Conclusion : les réponses spécifiques à vos besoins

Ps : Gérer autrement vos documents permet de réaliser des ECONOMIES IMPORTANTES 

   Télécharger le programme en PDF

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Medias Libres

19 août, 2007

Invitation Séminaire Paris Mardi 18 septembre 2007 « La vie du document dans l’entreprise » (GED, DEMAT,DOCUMENT)

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Objet : Une urgence « gérer vos documents autrement »

Lettre aux responsables d’entreprise et aux gestionnaires de documents

Paris le 28 août 2007,

Madame, Monsieur,

La rentrée est là, et déjà vous êtes confrontés à tout, aux hommes et femmes qui vous entourent, avec leurs exigences, aux clients qui en demandent plus, aux fournisseurs qui sollicitent des délais pour des prix plus lourds, aux plannings qui  s’étalent, et vos journées qui s’allongent. Bref « vous devez faire plus avec moins »,…   moins de tout.

Une exigence « gérer vos documents autrement »

La clé qui vous apportera bien des solutions, à vos équipes, à vos clients, à vos fournisseurs, aux plannings et à votre agenda.
Donnez-vous trois heures pour en imaginer les profits.
Durant ces trois heures nous vous présenterons les changements que vous pourrez attendre, les moyens à mettre en œuvre, des exemples concrets, des chiffres et des échanges d’expériences.
En effet, nous avons tous, nombres  de documents à gérer, ceux qui entrent dans l’entreprise, ceux qui en sortent, ceux qui y circulent… des officiels, d’autres qui engagent l’entreprise, ou qui créent du lien entre les hommes.
Déjà le papier a commencé à laisser la place à d’autres supports sans que l’entreprise n’en maîtrise les flux, la circulation, la conservation, la confidentialité, ni même la protection.
Exemple : les documents qui se propagent dans vos messageries !!!
Au quotidien, de façon insidieuse, vous percevez les désagréments, parfois même les dangers. 

Gérer autrement vos documents est d’ores et déjà une obligation pour vous.
Si vous ne le faîtes pas maintenant, tranquillement, en choisissant les documents à transformer, vous devrez le faire en même temps que tout le monde dans la précipitation.
Conséquence, un coût supérieur peut-être même hors budget.
Aujourd’hui vous vous devez :
de vous informer, de comparer, de planifier, de budgéter, et d’en organiser la mise en œuvre.
Dans cette approche, CAP75 affilié à Coopaname l’entreprise partagée (230 entrepreneurs) vous invite à son prochain séminaire (gratuit) à Paris.

« La vie du document dans l’entreprise »
La matinée du mardi 18 septembre 2007
17 bis rue Jenner 75013 Paris
Un  programme complet de sensibilisation à l’évolution de la gestion des documents.

Dans l’attente de vous rencontrer, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments les plus dévoués.

Sabino Di Monté
 

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  • Un tour de table pour identifier les participants et cerner leurs besoins
  • Table ronde : les 4 étapes du cycle de vie de la gestion dynamique du document :

1 – Acquisition, élaboration d’un document
enregistrement, classement, indexation
2 – Gestion du document
administration, contrôle d’accès, sécurité, maj.
3 – Diffusion du document
circulation, gestion des flux
4 – Archivage du document
stockage, conservation, confidentialité, protection

  • Conclusion : les réponses spécifiques à vos besoins

Ps : Gérer autrement vos documents permet de réaliser des ECONOMIES IMPORTANTES

Invitation Séminaire Paris Mardi 18 septembre 2007    Télécharger le programme en PDF

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