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20 octobre, 2007

En route pour le document intelligent dans l’entreprise CONSEIL, GED, DEMATERIALISATION

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En route pour le document intelligent dans l’entreprise

Des chercheurs de Palo Alto (PARC) travaillent à un logiciel qui catégorise les informations d’un document, selon leur sensibilité et leurs destinataires. Imaginez que lors de la production d’un document vous puissiez déterminer les informations lisibles en fonction de leur lecteur,
un seul document et plusieurs lectures.

Nous devons dès maintenant, dès la création d’un document, l’organiser pour le rendre intelligent, classer et hiérarchiser les données selon leur sensibilité et bien sûr en fonction des différents types de destinataire. (page, colonne, zone, etc.)
Pour la sécurité et la confidentialité
mais surtout et peut être est-ce la première finalité,

donnez la bonne information, au bon moment, à la bonne personne.

En fonction du profil utilisateur, voir uniquement et traiter les données utiles, quel profit !


Ne VOIR que les informations indispensables dans le processus normal sans pollution de données inutiles et parfois troublantes.

Sans oublier bien sûr que cette approche facilite la sécurisation des documents et leurs archivages.

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1 octobre, 2007

Repenser l’organisation humaine de l’entreprise DOCUMENT GED DEMATERIALISATION

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Repenser l’organisation humaine de l’entreprise

pour que la bonne personne        (dans l’entreprise, ou hors de l’entreprise)

dispose de la bonne information     (l’information nécessaire pour atteindre les objectifs recherchés)

au bon moment.                              (productivité et durée optimale)

Des acteurs, des tâches, des documents, des objectifs !!!

L’entreprise, une organisation complexe doit faire  face avec les NTIC à un afflux d’informations de plus important et souvent mal canalisé.

Or chacun des acteurs, du chef d’entreprise à l’exécutant, pour jouer harmonieusement leurs rôles, a besoin de disposer de l’information utile et nécessaire à la prise de décision ou de son exécution au bon moment.

Un mot clé : la traçabilité active.

Savoir qui doit faire et qui a fait  définissent le mode organisationnelle de  l’ entreprise,

  • de la création d’un document, la diffusion dans et hors de l’entreprise à l’archivage.
    en effet, dès la création d’un document, doivent être définis, les fonctions, les intervenants, les rôles, et les procédures pour valider et diffuser le document             dans et hors de l’entreprise jusqu’à l’archivage.
  • dès son entrée dans l’entreprise, le document, quelque soit son mode d’entrée :  courrier, fax, mèl, sms, message…
    Un circuit de circulation du document doit être proposé, ce circuit de validation         et     de diffusion pouvant  être amendé en temps réel.

Toutes ces définitions étant enregistrées dans un moteur de règles de gestion.
Ce moteur étant suffisamment souple pour s’enrichir au fur et à mesure. et pour alimenter   au fil du temps, l’organisation correspondante au schéma très complet de la structure de l’entreprise.

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